Mit steigendem Wettbewerb sind Handwerksbetriebe umso mehr auf die richtige Softwarelösung angewiesen. Diese sollte wiederkehrende Arbeitsabläufe logisch abbilden, Fehler durch kluge softwaregestützte Prozesse vermeiden und wichtige Geschäftsprozesse im Büro und auf der Baustelle sichern und erleichtern. Doch worauf kommt es an?

Was kennzeichnet die geeignete Softwarelösung?

Vor allem der Funktionsumfang für die täglichen kaufmännischen und gewerkespezifischen Aufgaben, die Benutzerfreundlichkeit und die Mobilität sind für Handwerksbetriebe von großer Bedeutung. Erfüllt die Software nicht alle Anforderungen des täglichen Betriebs, ist es ratsam, nach anderen Optionen Ausschau zu halten.

Die folgenden Faktoren sind bei der Softwareauswahl wichtig:

1. Eine Software für alle Geschäftsprozesse
Viele Handwerksbetriebe nutzen verschiedene – nicht koppelbare – Softwareanwendungen und müssen ihre Daten täglich synchronisieren. Das kann zu Datenlücken und Zeitverlust führen. Eine Softwarelösung für alle Anforderungen gewährleistet hingegen durchgängige Arbeitsprozesse, eine solide Datenbasis aus einer Quelle sowie eine nahtlose Kommunikation.

2. Reibungslose Kommunikation
Smartphones, Tablets und Laptops gehören heute zum täglichen Handwerksalltag dazu. Die Software sollte diese geschickt einbinden. Neben den üblichen kaufmännischen und handwerkspezifischen Funktionen sollte vor allem eine effektive Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden möglich sein, was idealerweise über eine Handwerker-App mit einem integrierten Messenger für einen direkten Austausch gelöst wird.

3. Mobilität via App – das digitale Büro
Handwerksbetriebe managen ihren Berufsalltag nicht nur im Büro, sondern mehr noch auf Baustellen: von Angeboten über Aufträge und Abschlagsrechnungen bis hin zur sekundengenauen digitalen Zeiterfassung sowie Termin- und Routenplanung. Um zeitraubendes Nachtragen von Baustellendaten zu vermeiden, sollten diese Aufgaben direkt via App von der Baustelle aus erledigt werden können.

4.Benutzerfreundliche Bedienung
Eine leicht verständliche Benutzeroberfläche spart wertvolle Zeit. Daher sollte die Software trotz vieler Funktionen einfach und intuitiv zu bedienen sein – sowohl auf dem PC im Büro als auch auf Tablet und Smartphone von unterwegs. Logische digitale Arbeitsabläufe sollten automatisch weitere Schritte auslösen, wie die automatisierte Weiterleitung von E-Mails an die richtigen Mitarbeiter.

5. Datensicherheit in der digitalen Welt
Eine digitale Softwarelösung spart Zeit und erfüllt im Hintergrund rechtliche Vorgaben mithilfe von Algorithmen, sowohl bei der Auftragsabwicklung als auch in der Kommunikation zwischen Baustelle und Büro über E-Mail oder Messenger. Der Datenschutz sollte dabei im Mittelpunkt stehen – von der Sicherung sensibler Daten und der sicheren Datenübertragung aller Betriebsdaten bis hin zu einem DSGVO-konformem Messenger.

6. Support ist das A und O
Softwareanbieter sollten einen exzellenten Support bieten, um die nahtlose Datenmigration bei einem Softwarewechsel zu gewährleisten. Praxisnahe Schulungen zur Vorbereitung auf die Softwarenutzung sind ebenfalls entscheidend. Detaillierte Online-Anleitungen, Schulungsvideos und ein direkter Supportkontakt runden das Profil von guten Softwareentwicklern ab.

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Quelle: Taifun Software GmbH

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