Seit Mitte 2011 nutzt die ÜWAG daher im Innen- wie im Außendienst ein auf Straßenbeleuchtung spezialisiertes Managementprogramm: Die Software luxData erfasst alle relevanten Daten vom Mast- und Leuchtentyp bis hin zu den Abrechnungsparametern, wodurch sich die Kostenauflistung trotz der großen Zahl an Kunden jetzt automatisiert innerhalb eines halben Tages erstellen lässt. Zusätzlich wurde das System mit dem Meldeportal Stoerung24.de verbunden, so dass Defekte in dem weiten Einzugsgebiet genau verortet und direkt in das Verwaltungsprogramm eingespeist werden können.
Exceltabellen, GIS-Daten und ein großer Anteil an Handarbeit bestimmten bis 2011 die Bestandsführung der Straßenbeleuchtung bei der ÜWAG. Zur Unterscheidung der Kommunen in der Verwaltung musste jeweils die Standortnummer den Namen der Gemeinden und den entsprechenden Zählpunktbezeichnungen der Ortsteile zugeordnet werden.
„Dieses Procedere war extrem umständlich und nahm durch die Prüf- und Abgleichungsarbeit viel Zeit in Anspruch“, berichtet Martin Ofczarcak, der für diesen Bereich verantwortliche Mitarbeiter bei der ÜWAG. Die GIS-Daten wurden dabei nach Excel exportiert, um sie an das SAP-System des Unternehmens übermitteln zu können. Zusätzlich mussten die Tabellen mit den Beleuchtungsdaten in die Abrechnung miteinbezogen werden. „Der große zeitliche Aufwand bei der manuellen Eingabe brachte natürlich auch ein erhöhtes Fehlerpotential mit sich.“ Durch den Abschluss neuer Straßenbeleuchtungsverträge mit noch komplizierteren Abrechnungsbedingungen stiegen zuletzt die Anforderungen zusätzlich, so dass das Unternehmen Ende 2010 entschied, auf ein spezialisiertes System umzusteigen.
Abrechnung für 32 Gemeinden auf Knopfdruck
Die Wahl fiel auf die Software luxData der bayerischen sixData GmbH. „Ausschlaggebend war für uns die Flexibilität und die maßgeschneiderte Anpassung an unsere Belange“, so Ofczarcak. In dem Programm lassen sich sämtliche Informationen zu einem Lichtpunkt – einschließlich seiner Historie – hinterlegen und nach diversen Kategorien beliebig auswerten. So können beispielsweise Störungsschwerpunkte abgefragt oder aus Lebensdauerprognosen Wartungsintervalle abgeleitet werden. Für die ÜWAG wurde das System darüber hinaus mittels einer Schnittstelle mit dem vorhandenen GIS verbunden, über welche die Koordinaten der geografischen Positionierungen mit der Datenbank synchronisiert werden. Vor allem aber wurden die gespeicherten Daten wie Mast-, Leuchten- und Lampentyp sowie das Schaltprogramm zusätzlich mit Zahlen codiert, so dass sich daraus eine Gesamtnummer ergibt, die jede Laterne genau definiert und die Basis für die Abrechnung bildet. Eine eigene Preisliste führt dazu für jede der derzeit über 1.000 Nummernkombinationen beispielsweise die Kosten für Instandhaltung oder Strom auf.
Gleichzeitig werden zu jedem Lichtpunkt der Kostenträger, ein Verweis zum dazugehörigen Vertrag und der Zählpunktbereich abgespeichert, wodurch die Zuordnung bei der Kalkulation automatisch erfolgt. „Auch bestimmte Abrechnungsparameter werden berücksichtigt, zum Beispiel dass ein Mast mit einem Alter von über 35 Jahren nicht in die pauschale Rechnungsvariante fällt“, erklärt Armin Mühlberger, Geschäftsführer von sixData. „Das Programm erzeugt dann anhand all dieser Vorgaben auf Knopfdruck eine Kostenaufstellung für SAP sowie ein sehr detailliertes Ergebnis im Excel-Format für die Kunden.“
Störungserfassung mit direktem Datenabgleich
Auch für die Arbeit beim technischen Dienstleister der ÜWAG, der SynEnergie GmbH, wurde die Beleuchtungssoftware angepasst: Eine Desktop-Version von luxData ermöglicht es, mit den in den Montagewagen vorhandenen Laptops auch unterwegs Daten zu erfassen oder zu ändern. So können etwa direkt vor Ort die Beleuchtungsinformationen überprüft oder erledigte Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten samt verbrauchtem Material im System verbucht werden. Die mobile Software läuft offline, die vorgenommenen Änderungen werden dann nach der Rückkehr in die Zentrale mit dem Hauptdatenbestand synchronisiert.
Zusätzlich wird von den Monteuren zur Störungserfassung das Online-Portal Stoerung24.de via Smartphone genutzt, das eine unkomplizierte Übernahme der Meldungsdaten nach luxData ermöglicht. Mittels Karten, in denen die Lichtpunkte genau eingetragen sind, und einer Maske, die die wesentlichen Informationen zu dem Defekt abfragt, lassen sich so Fehler detailliert festhalten. Auch die interne Störungsannahme, die über ein Callcenter läuft, wird mit diesem Portal verwaltet. „Außerdem wird Stoerung24 bei uns in den lokalen Stützpunkten, unseren ‚Service-Centern Netz‘, eingesetzt“, ergänzt Ofczarcak. Außerhalb der Arbeitszeiten sowie an Sonn- und Feiertagen gibt auch die Leitzentrale, die das gesamte Versorgungsgebiet überwacht, Meldungen auf diese Weise weiter.
Flexiblere Datennutzung und verringerter Arbeitsaufwand
Nach einer sechsmonatigen Implementierungs- und Schulungsphase ist das System seit Juni 2011 bei der ÜWAG im Einsatz. Seither habe sich in vielen Einzelprozessen eine Steigerung der Effizienz gezeigt, wie Ofczarcak berichtet: „Allein die Automatisierung der Abrechnung bringt uns erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Auch stehen über jeden einzelnen Lichtpunkt jetzt wesentlich mehr Informationen zur Verfügung, die digital ausgelesen werden können.“ So ist es unter anderem möglich, die Daten schnell und variabel für Präsentationen in den Gemeinden oder für statistische Auswertungen zu nutzen. „Durch die mobile Lösung wurde zudem die Abarbeitung von Arbeitsaufträgen im Bereich Wartung und Instandhaltung bedeutend einfacher und transparenter.“