Dass in einem Handwerksbetrieb alles läuft und alle auf dem gleichen Stand sind, ist eine echte Herausforderung. So vieles will kommuniziert, koordiniert, erfasst und abgelegt sein. Noch geschieht ein Großteil der administrativen Aufgaben in Papierform, und die Zettelwirtschaft kostet zusätzlich Zeit und Nerven. Obendrein hat der Handwerker vor Ort andere Bedürfnisse als die Kollegen in der Buchhaltung oder in der Disposition. Oft wird sogar mit unterschiedlichen Geräten gearbeitet. Was tun? Eine Softwarelösung speziell für Handwerksbetriebe kann quasi überall bei den Abläufen unterstützen. Das klingt in der Theorie erstmal großartig – doch was sollte eine Software wirklich leisten können?
Viel Speicherplatz bieten und Datenschutz sichern
Ein großer Vorteil ist es, wenn eine Softwarelösung für Handwerksbetriebe cloud-basiert ist. Man bedenke, dass so eine Cloud ein ganzes Archiv an Aktenordnern ersetzt. Kundendaten, Aufträge, Rechnungen, Zeiterfassung – alles ist an einem Platz, auf den auch nur die Mitarbeiter der Firma Zugriff haben. Sollte der Computer einmal kaputt sein, ist es dank Cloud-Technologie problemlos möglich, sich einfach von einem anderen PC aus einzuloggen. Nichts geht verloren, es ist keine Datenrettung nötig. Die Daten werden in Echtzeit gespeichert und synchronisiert – jeder ist immer und überall auf dem neuesten Stand, das vermeidet unnötige Telefonate und Fahrten. Ein Plus ist ebenfalls, wenn Updates immer im Hintergrund passieren..
Den Leistungskatalog im Blick behalten
Eine echte Erleichterung ist der Überblick über den Leistungskatalog. Dieser ist immer aktuell. kann zentral eingesehen und bearbeitet werden. Kommt ein Auftrag herein, können die gewünschten Leistungen direkt dem Vorgang zugeordnet werden. Nichts muss mehr kalkuliert werden, denn der Zeitrahmen, der für die jeweilige Leistung benötigt wird, ist schon im Vorfeld festgelegt worden. Der Experte vor Ort hat gleich im Blick, was ansteht und kann selbst hinzufügen, was darüber hinaus an Leistungen erfolgt ist. Und nach Beendigung des Auftrags erledigt sich die leidige Rechnungsstellung mit einem simplen Klick.
Eine zugehörige App für alle, die unterwegs sind
Eine Software auf dem Bürocomputer ist das eine – noch praktischer ist allerdings eine zugehörige App, die auf Handys, Laptops und Tablets funktioniert. So kann jeder, der unterwegs ist, sie nutzen – unabhängig davon, welches Endgerät er dabei hat. Die Handhabung ist so einfach und intuitiv, dass keine besondere Schulung nötig ist. Das spart noch mal Zeit und Kosten. Der Experte vor Ort dokumentiert direkt in der App, was er genau tut, welche Materialien er gebraucht hat und wie viel Zeit dafür verwendet wurde. Der Kunde gibt eine elektronische Unterschrift und erhält die Rechnung per E-Mail. Alles, was in der App geschieht, ist im Büro in Echtzeit zu sehen – niemand muss Kollegen suchen, niemand muss Zettel mit sich herumtragen oder ihnen hinterherrennen.
Alles geht Hand in Hand
Und wäre es nicht schön, wenn Angebote und Rechnungen sich quasi von selbst schreiben würden? Wunschdenken, könnte man meinen – ist es jedoch nicht, wenn alles, was einen Auftrag betrifft, an einer Stelle zusammengefasst ist. Kommt ein Auftrag herein, muss dieser nur als Vorgang angelegt werden. Aus dem Auftrag heraus können Angebot und Rechnung dann einfach generiert werden. Kundendaten und Materialbedarf werden gleich mit hinterlegt und der zuständige Experte bekommt die Infos zum Termin direkt auf sein Handy – Ort, Zeit und Anfahrt nebst Navigation.
Weitere Informationen auf www.tooltime.de/
Quelle: Mashup Communications GmbH
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