Bisher wurden professionelle Dienstleistungen mit einer Kombination aus Tabellenkalkulationen und per E-Mail verwaltet. Die Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA) ersetzt diesen Ansatz.

Die Bedeutung von Professional Service Automation steigt

Dienstleistungsunternehmen haben oft Probleme damit, die hereinkommenden Anfragen und die Bezahlung der Mitarbeiter dafür zu verwalten. Die typischen Spitzen- und Flautezeiten wirken sich auf die Rentabilität, die Arbeitsmoral und die Unternehmenskultur im Allgemeinen aus. Hinzu kommt, dass die Erwartungen der Kunden im Bereich der professionellen Dienstleistungen in Bezug auf die Qualität der Arbeit, die Geschwindigkeit der Leistungserbringung, die Kosten der Arbeit, die Transparenz und die Verantwortlichkeit steigen. Was können Unternehmen und Verantwortliche als Managed Service Provider (MSP) tun, um die Lücken zu schließen? Immer mehr Digitalagenturen, Beratungsunternehmen und Softwareentwickler setzen auf Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen.

Was ist die Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA)?

Professional Services Automation (PSA) ist ein Oberbegriff für verschiedene Softwarebausteine, die wichtige Prozesse in der Wertschöpfungskette professioneller Dienstleistungen automatisieren und miteinander verbinden. Diese Lösungen helfen Unternehmen, Projekte, Ressourcen, Finanzen, Rechnungen und Berichte effizienter zu verwalten. Die Software bietet also einen zentralen Ort für die Verwaltung aller Aspekte des professionellen Dienstleistungsgeschäfts, von der Projektplanung über die Projektverfolgung bis hin zur Rechnungsstellung an die Kunden. Sie reduziert die manuelle Arbeit und entlastet Mitarbeiter von einer Vielzahl von Verwaltungsaufgaben. Sie konzentriert sich auf Stundenzettel, Projektmanagement, CRM und Rechnungsstellung. PSA-Lösungen helfen dabei, die richtigen Ressourcen zur passenden Zeit an den benötigten Projekten arbeiten zu lassen.

Was sind die Vorteile einer PSA-Software?

Durch die Automatisierung entfallen viele manuelle Prozesse, die das Team und seine Produktivität beeinträchtigen. Die Verwaltung von Projekten, Arbeitsabläufen und die Zeiterfassung sind alle an einem Ort gebündelt. Die Automatisierung hilft, Ressourcen effizienter zu planen und sie den richtigen Projekten und Aufgaben zuzuordnen. Diese Rationalisierung der Prozesse mit PSA-Software verringert die Anzahl der Stunden, die Mitarbeiter für die Verwaltung aufbringen. Mit PSA erhalten Unternehmen dank Dashboards und Berichtsfunktionen einen besseren Überblick über die Vorgänge im gesamten Betrieb. Sie können dadurch verfügbare Daten schneller analysieren, die Finanzen besser verwalten und datengestützte Entscheidungen zur Gewinnmaximierung treffen. Das Ziel ist es, Zeit für die Optimierung des Kundenerlebnisses zu gewinnen, anstatt tausende von Tabellenkalkulationszellen einzeln auszufüllen.

Die Bausteine der Automatisierung professioneller Dienstleistungen

Ein Auftrag für professionelle Dienstleistungen besteht aus vielen beweglichen Teilen. Es beginnt mit der Bedarfsermittlung des Kunden und dem Vertriebsprozess, geht über in die Projektplanung und Terminierung, dann in das Ressourcenmanagement, die Zeiterfassung und vieles mehr. Hinzu kommen alle finanziellen Aspekte, die mit dem Projekt verbunden sind und ebenfalls verwaltet werden müssen. PSA-Software soll den gesamten Projektlebenszyklus abdecken. Im Idealfall können Unternehmen mit PSA ihre Projekte von Anfang bis Ende an einem Ort planen, durchführen, verfolgen und darüber berichten. Gerade für Firmen mit großen Projektpipelines ist diese Datenquelle wichtig, da sie zeigt, wie sich die Übernahme von Initiativen auf andere Projekte auswirkt. Eine weitere Funktion von PSA ist das Ressourcenmanagement. Bei professionellen Dienstleistungsunternehmen können die Kapazitätsplanung und das Workload-Management den Unterschied machen, wenn es um die Auslastung des Unternehmens geht. Die Automatisierungssoftware bietet Firmen die Möglichkeit, die Ressourcenleistung zu verfolgen und den Ressourcenbedarf vorherzusagen. Die Software wird zu einer großen Hilfe, wenn Unternehmen einen Personalplan erstellen oder sich auf eine Personalaufstockung vorbereiten wollen. Einen weiteren Eckpfeiler bietet die Projektbuchhaltung. PSA-Lösungen ermöglichen mit ihrer Projektbuchhaltung die genaue Verfolgung von projektspezifischen Einnahmen, Ausgaben und Gewinnen sowie die Abrechnung der erbrachten Leistung. So können Anwender problemlos Berichte über die Projektrentabilität erstellen. Die letzte Säule bildet die Zeiterfassung. Da die abrechenbaren Stunden elementarer Bestandteil in dienstleistungsorientierten Unternehmen sind, ist die Zeiterfassung von größter Bedeutung. So können Anwender sehen, wie viel Zeit für jedes Projekt aufgewendet wird und wie viele Aufgaben in einem bestimmten Zeitrahmen erledigt werden. Eine gute PSA-Lösung bietet zudem datengestützte Berichte und Analysen, die Nutzern einen umfassenden Überblick verschaffen.

Fazit

Die manuelle Verwaltung zahlreicher Aufgaben im Dienstleistungsbereich kann für Manager professioneller Dienstleistungen sehr zeitaufwändig sein. An dieser Stelle kommt die PSA-Software ins Spiel. Die meisten PSA-Systeme sind so konzipiert, dass sie viele dieser Prozesse automatisieren, sodass sich Nutzer auf wichtigere Aufgaben, wie das Wachstum des Unternehmens und die Steigerung der Kundenzufriedenheit konzentrieren können.

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Quelle: Atera Networks Ltd