Die Digitalisierung hält zunehmend im Handwerk Einzug – vor allem dort, wo Betriebe sie aktiv gestalten. Seit Stefan Lüthe den Familienbetrieb übernommen hat, verfolgt er eine klare Strategie: kaum noch Papier, mehr Effizienz – und das mit Unterstützung durch die digitalen Services von Sonepar.

Herr Lüthe, Sie haben den Betrieb von Ihrem Vater übernommen. Wie kam es dazu, dass Digitalisierung für Sie so ein wichtiges Thema wurde?

Stephan Lüthe und Brahin Khalki (Bild: Roland Hermstein / vor-ort-foto.de )

Als ich den Betrieb übernommen habe, war vieles noch sehr klassisch organisiert – handschriftliche Zettel, verstreute Informationen, ein übervoller Schreibtisch. Wenn ein Kunde anrief, wurde das auf Notizzetteln festgehalten, die in der täglichen Hektik schon mal untergehen konnten. Wenn ein Kunde nachhakte, konnte es passieren, dass niemand mehr genau wusste, wo die Notiz geblieben war. Für mich war klar: Ich wollte das strukturierter angehen – mit mehr Übersicht, weniger Fehleranfälligkeit und digitalen Prozessen, die den Alltag für alle im Team leichter machen.

Für unser junges Team ist das Smartphone ohnehin das zentrale Arbeitsmittel. Mit der digitalen Einsatzplanung können Termine heute direkt an die Monteure übermittelt werden – inklusive Navigation, Kontaktdaten und Aufgabenbeschreibung. Niemand muss mehr über das Büro gehen, um an Kundeninformationen zu kommen. Das spart Zeit, Nerven – und Fehler.

Und nicht zuletzt: Ich habe eine junge Familie. Ich wollte nicht mehr jeden Abend im Büro sitzen, um Angebote zu schreiben oder Projekte zu planen. Mit den digitalen Services von Sonepar kann ich all das heute flexibel vom Laptop aus erledigen – auch mal von zuhause oder unterwegs. Das hat meinen Alltag enorm entlastet.

Welche digitalen Tools setzen Sie konkret ein – und wie sind Sie auf diese aufmerksam geworden?

Brahin Khalki und Stephan Lüthe (Bild: Roland Hermstein / vor-ort-foto.de)

Wir nutzen vor allem die Handwerkersoftware Sonepar-Hero für die gesamte Projekt- und Einsatzplanung, Zeiterfassung, Abrechnung und Kommunikation. Dazu kommen Sonepar-Digiplan für die Erstellung von Installationsplänen, Sonepar-E-Helfer für Normen und technische Rückfragen sowie Sonepar-toolSET für die Werkzeugverwaltung.

Ich hatte schon länger nach digitalen Lösungen gesucht – über Social Media bin ich auf das Thema gestoßen, und dann kam über den Außendienstmitarbeiter von Sonepar, Brahin Khalki, der Impuls, das Ganze konkret auszuprobieren. Ich habe zunächst ein Probeabo von Hero abgeschlossen und war sehr schnell überzeugt: Das war genau die Richtung, in die ich gehen wollte.

Was war für Sie ausschlaggebend, sich für die Sonepar-Lösungen zu entscheiden?

Die Einfachheit der Nutzung und der umfassende Funktionsumfang. Unsere alte Handwerkersoftware konnte kaum mehr als Rechnungen schreiben. Ich wollte aber ein System, das meinen gesamten Betrieb digital abbildet – von der Einsatzplanung bis zur Buchhaltung. Mit Hero kann ich das alles bequem vom Laptop aus erledigen – sogar aus dem Urlaub, wenn’s sein muss. Außerdem ist das System cloudbasiert – ich muss keine Software installieren, keine Server pflegen, keinen neuen Rechner anschaffen, nur weil irgendwas zu langsam läuft. Das war mir auch wichtig.

Welche Veränderungen haben Sie durch den Einsatz dieser Services in Ihrem Alltag festgestellt?

Stephan Lüthe im Büro (Bild: Roland Hermstein / vor-ort-foto.de)

In erster Linie eine massive Zeitersparnis. Ich schätze, dass wir pro Tag etwa zwei Stunden gewinnen – bei mir persönlich und auch im Team. Zum Beispiel bei der Angebotserstellung: Ein PV-Angebot ist in fünf Minuten fertig, weil ich auf vorhandene Vorlagen und Materialien zurückgreifen kann. Auch unterwegs kann ich alles vom Laptop aus regeln – ob im Büro, zuhause oder im Urlaub. Das war früher undenkbar.

Wie lief der Einstieg in die Software ab?

Ich habe erst mal selbst losgelegt – Kunden anlegen, Projekte erfassen, ein bisschen rumprobiert. Klar kamen da Fragen auf, etwa zu Datev-Schnittstellen. Der Support war aber immer schnell erreichbar – per E-Mail, Telefon oder Teams. Es gab anfangs ein paar kleinere Kinderkrankheiten, aber die wurden schnell behoben. Und das System entwickelt sich kontinuierlich weiter. Ich finde es auch super, dass man eigene Vorschläge einbringen kann – und dass sie tatsächlich berücksichtigt werden.

Wie sieht ein typischer Arbeitstag in Ihrem Betrieb aus – mit den digitalen Services?

Stephan Lüthe mit App mobil (Bild: Roland Hermstein / vor-ort-foto.de)

Wenn morgens ein Kunde anruft, nimmt meine Kollegin im Büro alle relevanten Daten digital auf – Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail. Dann schaut sie direkt in den Hero-Planer, wer im Team Zeit hat, plant den Auftrag ein und informiert den zuständigen Monteur. Der sieht seine Termine direkt auf dem Smartphone – mit Adresse, Aufgabenbeschreibung und Materialhinweisen – und kann sich entsprechend vorbereiten.

Vor Ort wird der Einsatz dokumentiert, bei Bedarf Fotos gemacht und direkt ans Büro übermittelt. Wenn Ersatzteile gebraucht werden, prüft das Team im Hintergrund, ob und wann geliefert werden kann – der nächste Termin wird dann gleich weitergeplant. Die fertigen Leistungen werden im Büro abgerechnet und die Rechnung anschließend per E-Mail an den Kunden versendet. Sobald der Zahlungseingang da ist, wird das im System verbucht, und am Monatsende läuft alles automatisch über die Datev-Schnittstelle zur Steuerberaterin.

Auch die Zeiterfassung läuft digital – per Knopfdruck in der App. Wenn jemand es mal vergisst, kann die Zeit problemlos im Nachgang ergänzt werden. Das sorgt für Transparenz und schützt bei Prüfungen.

Insgesamt ist der Ablauf heute viel strukturierter – und deutlich schneller als früher. Natürlich schreibt man zwischendurch noch mal eine Notiz auf einen Zettel, aber insgesamt läuft fast alles komplett digital. In den letzten vier Jahren habe ich vielleicht zehn Briefmarken benötigt – kein Vergleich zu früher.

Wie hat sich speziell die Arbeit auf der Baustelle verändert – etwa durch Digiplan oder E-Helfer?

Früher habe ich Grundrisse mit Bleistift und Lineal gezeichnet – heute gehe ich mit dem Handy durch den Raum, und die Digiplan-App erstellt automatisch einen digitalen Grundriss. Besonders bei Altbauten, wo keine Pläne vorhanden sind, ist das super. Kunden staunen oft, wenn ich ihnen das Ergebnis zeige.

Auch der Sonepar-E-Helfer ist auf der Baustelle Gold wert: Wenn Fragen zu Normen oder Vorgaben auftauchen – sei es vom Kunden, Architekten oder Kollegen – kann ich einfach nachschlagen. Die App enthält alle wichtigen Normen, Richtlinien und Gesetze der Elektroinstallation, wie VDE-Vorschriften und DIN-Normen. Das hat schon viele Diskussionen abgekürzt – und bringt Sicherheit. Und wenn ich mit den Infos aus der App mal nicht weiterkomme, nutze ich den Call-Back-Service.

Wie unterstützt Sie Sonepar-toolSET bei der Verwaltung Ihrer Werkzeuge?

Stephan Lüthe mit Tablet (Bild: Roland Hermstein / vor-ort-foto.de)

Vorher wussten wir oft nicht genau, wo welches Werkzeug war. Heute ist alles dokumentiert – jedes Gerät hat einen QR-Code, wird eingescannt, zugeordnet und ggf. als „verliehen“ markiert.

Besonders hilfreich finde ich die Möglichkeit, Fotos von Geräten zu hinterlegen. Neue Kollegen können so sofort erkennen, welches Gerät gemeint ist. Das ist gerade für die Jüngeren, die nicht mit Werkzeug groß geworden sind, eine echte Hilfe. Und wenn etwas gewartet werden muss oder die Garantie abläuft, bekomme ich automatisch eine Erinnerung. Insgesamt sparen wir etwa 50 Prozent der Zeit, die wir früher mit Suchen verbracht haben. 

Was würden Sie sich künftig noch von Sonepar wünschen?

Es wäre großartig, wenn Hero um eine digitale Lagerverwaltung ergänzt werden würde – mit Bestand, Warenein- und -ausgang. Das wurde auch schon als Idee aufgenommen, also bin ich guter Dinge.

Ansonsten bin ich mit dem, was wir haben, sehr zufrieden. Es funktioniert, es entwickelt sich weiter – und es ist offen genug, auch andere Systeme oder Bezugsquellen zu integrieren. Das ist für uns als kleiner Betrieb wichtig.

Sie scheinen die digitalen Services von Sonepar nicht nur zu nutzen, sondern auch weiterzuempfehlen?

Absolut. Ich habe schon einige Kollegen überzeugt, den Schritt zu gehen. Wer offen für Digitalisierung ist, sollte sich die Lösungen von Sonepar anschauen. Klar, manche – gerade ältere Betriebe – tun sich schwer. Aber wer heute noch mit Zetteln arbeitet, der verliert einfach zu viel Zeit. Ich helfe auch gerne, wenn jemand Fragen hat oder sich das mal live ansehen möchte. Für mich ist klar: Ohne Digitalisierung geht es im Handwerk nicht mehr.

Weitere Informationen auf: www.sonepar.de

Quelle: Sonepar Deutschland GmbH